机构内可否安装监控视频探头？
许多机构的实践证明，在机构内安装监控视频探头对强化内部管理，防止和减少长者人身意外事故的发生都有着积极作用。尤其是对长者的人身损害、走失、人际冲突等重点安全问题进行监控，便于机构管理者和护理人员及时发现突发情况，紧急采取措施，也便于在发生争议时提供客观有效的证据、查明事实，同时也是机构加强内部管理和自我监督的工具。
但安装此设备应当注意三点：一是在涉及长者隐私的区域，未征得长者及其亲属同意不宜安装；二是要有专人管理和时时监控该设备，并确保其良好运行状态，否则，其应急功效便无从发挥；三是该设备储存数据应注意保存，不可随意更改、剪辑、删除等，也不可随意滥用和传播。
怎样对待入住长者离开机构外出自由活动的要求？
入住长者能提出这样的要求，说明他的身体健康状况还不错，内心还很有活力，应当为他感到高兴。但长者经常离开机构到外面自由活动，安全风险明显增加，对此必须予以高度重视，并提示长者及其家属充分考虑、慎重决定。
机构应遵守国家相关法律法规和行业规范要求，建立相应的长者安全管理制度，其中至少应包括长者离院（归院）请（销）假制度，这是对保障长者人身安全、机构有效管理并维护自身合法权益至关重要。
现实中，机构由于此方面的疏忽和制度的欠缺而在此类纠纷中不得不承担责任的案例时有发生。
一般来说，对患有心脑血管疾病和失智长者要特别谨慎，尽量劝阻其外出。机构可以允许具备较好身体条件的长者离院外出活动，但必须办理相应的手续：
长者自己要提交书面申请，并写明一般外出及归院时间、外出去向、外出目的（如访亲友、健身、购物、散步……）并承诺对外出期间的安全自行承担全部责任等；
该书面申请最好由其子女（养老服务合同中的“担保人”）亲笔签字捺印表示知情并同意；
在此基础上，每次外出还需要办理请（销）假制度；
上述材料必须妥善存档、保管。
除上述必办手续外，机构还应对外出长者倍加关爱，如提醒长者随气候变化增减衣物，天气恶劣时尽量劝阻长者不要外出，建议家属为长者配备智能设备以便与其联络，长者逾时未归必须立即联系、寻找，长者归来要观察其身体、心理的变化等。
家属要接回长者回家，是否需要办理手续？
逢年过节或者因其他原因，很多家属往往会接老人离院回家。这时必须办理长者出院手续，进行登记记录。对于不能正确表达自己意思的长者，有必要请家属查验长者身体有无体表异常迹象、其他健康异常现象，并登记记录，家属和机构签字确认。
这样做看起来似乎有些繁琐，有些家属也许不愿配合，但机构还是要耐心说服家属，因为这既是对长者、对家属负责的体现，也是避免日后纠纷的需要。现实中常有这样的案例发生：家属把长者接回家几天后，回来质问机构说发现长者身体某部位有异常，因长者出院时双方未办理任何交接手续，所以机构很难解释。经机构内调查也未发现长者有过被摔伤、磕伤或殴伤的情况。机构怀疑是长者回家后发生的摔伤，但又无证据，陷入了很被动的境地。所以，规范长者出院交接登记手续是防范风险的重要手段。
基于同样道理，长者出院后又回到机构来时，也应履行相应的手续。
机构如何面对长者家庭内部矛盾？
每位入住长者的家庭内部情况各不相同，各种家庭矛盾也会反映到机构里来：有的隐蔽些、有的则直逼机构，甚至直接影响到机构的管理工作。例如有的长者丧偶后又与合意的异性同居，但因种种原因未办理结婚手续。
当长者入住机构后，先前的同居伴侣时常来探望、或对机构提出种种要求，特别是这些要求往往与长者亲生子女的要求不一致，而长者自己又不能正确表达自己的意见；或者家庭矛盾体现为子女之间、子女与长者之间等等。这些矛盾错综复杂且积怨已久。应当明确的是，机构不存在调解和解决长者家庭矛盾的法定义务和职责，此类事务不属于机构的工作和服务范围。因此，机构要告诫全体工作人员，切勿卷入或议论长者家庭事务，或在长者亲属之间传话。
机构只能在自己的工作范围内对长者负责。同时也要对签订合同的“丙方”即担保人负责。在涉及入住长者相关事务的处理上，当多位亲属众说纷纭莫衷一是时，应以其代表人意见为准。
如何处理签约的子女要求机构阻止其他亲属探望或接走长者？
这又是一种家庭矛盾的反映。如前述，机构不能接这个“球”。此类事情难就难在长者本人往往无力正确、明确表达自己的意志。面对签约子女的此类要求，机构要向其说明机构的职责范围和工作性质，说明经常探望父母不仅是子女的法定权利，也是法律所倡导和要求的，机构既无力、又无权对此予以阻止或限制，机构也不可能对其他子女来探望或接走长者的行为动机和目的予以质疑和证明。
希望他们家庭内部协调好关系。当然若有亲属在机构内公然出现危及长者健康与安全的行为，机构会尽己所能予以劝阻或制止，对长者尽到合理范围内的保护职责。
为什么应当为入住长者建立个人档案？
长者入住机构，等于是把生命和健康都托付给了机构，尤其是其中许多长者事实上已经或逐步处于失能或失智状态，这对机构来说是一份十分沉重和神圣的使命。为不负使命，机构必须竭尽全力、兢兢业业地侍奉好每位入住长者。而为入住长者建立个人档案则是对长者负责的具体体现，也是现代规范化的养老机构管理的基本要求。
所谓入住长者个人档案，是指从长者入住机构的第一天（甚至更早些，包括接收入住前的家访信息资料等）就开始有了翔实、客观的档案记载，直至长者离去。在此过程中长者的身心健康状况与变化、机构所提供的服务等级和内容、机构与长者及其家属的沟通、合同的变更以及其它重要事项等，都能够在档案中反映和保存下来。
随着计算机技术的发展，有条件的机构可以建立包括长者个人档案在内的电子办公系统，这将更加有益于机构的规范化管理。
怎样为入住长者建立个人档案？
这个问题包括形式和内容两方面。形式上应以规范化的纸质档案为基础，同时有相应的电子档案备份。纸质档案可以稳定可靠地长期保存，真实性更高，不易被篡改，特别是一些书证、物证的原件是电子档案难以保存的，而在纠纷解决尤其是诉讼中原件至关重要；电子档案则有便于查阅和传输等优点。
但这两种档案内容应保持一致。纸质档案必须打印或水笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔等书写。长者个人档案应一人一袋。档案内容应包括但不限于长者的入住档案，健康档案、病历档案，例如：养老服务协议、长者入住申请表、入住前健康资料及健康和病史自述、入住时健康检测与评估报告、安全风险告知书、护理等级内容、收费标准、补充协议、入住房间物品登记表、与原件核对无误的长者及其亲属身份证和户口本复印件、家属或联系人姓名、电话号码和家庭地址、电子邮箱、微信号、QQ号等。
如何管理和使用长者个人档案？
机构应当建章立制，严格执行长者个人档案的存归档、保管、借阅等管理制度。按照档案管理规范要求，由专人整理并统一保管。档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按相关要求借阅。
档案要定期检查，维护，防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。档案资料，任何个人不得擅自留存。归档的文件资料，原则上必须是原件。外来人员来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。借阅档案，必须履行登记、签收手续。